Polityka Prywatności

Witamy w Xheris, obsługiwanym przez Xheris OÜ, spółkę zarejestrowaną w Estonii (zwane dalej "Xheris", "my", "nasz" lub "nas").

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje, w jaki sposób zbieramy, przetwarzamy, wykorzystujemy, przechowujemy, udostępniamy i chronimy Twoje informacje, gdy korzystasz z naszych stron internetowych, aplikacji mobilnych, platform, usług i narzędzi (łącznie "Usługi").

Przestrzegamy Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (UE 2016/679 - RODO) oraz innych odpowiednich międzynarodowych i krajowych przepisów o ochronie prywatności.

Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do wszystkich użytkowników Xheris, w tym między innymi:

• Najemców i właścicieli nieruchomości
• Zarządców nieruchomości i syndyków
• Wykonawców i podwykonawców
• Dostawców materiałów i usług
• Odwiedzających naszą stronę internetową

Administratorem danych odpowiedzialnym za Twoje informacje jest:

Możemy również działać jako procesor danych w imieniu zarządców nieruchomości, dostawców lub wykonawców, w zależności od usług, z których korzystają.

Zbieramy kilka rodzajów informacji w celu świadczenia, ulepszania i zabezpieczania naszych Usług:

Możemy zbierać informacje ze źródeł stron trzecich w celu ulepszenia naszych Usług:

• Wykonawcy, dostawcy i menedżerowie zintegrowani z platformą
• Dostawcy płatności (Stripe, PayPal, banki)
• Systemy CRM (Salesforce) i systemy zgodności (Peppol, bazy danych VAT)

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe do następujących celów:

• Aby utworzyć i zarządzać Twoim kontem
• Aby świadczyć nasze Usługi (zgłaszanie problemów, zarządzanie naprawami, fakturowanie, rynek dostawców)
• Aby komunikować się z Tobą (powiadomienia, wsparcie, aktualizacje umów)
• Aby przetwarzać i śledzić płatności w bezpieczny sposób
• Aby spełniać zobowiązania prawne i podatkowe (e-fakturowanie Peppol, kontrole AML)
• Aby poprawić doświadczenie użytkownika (optymalizacje UX/UI, personalizacja)
• Aby dostarczać analizy i raporty menedżerom, dostawcom i wykonawcom
• Aby zapewnić bezpieczeństwo platformy i zapobiegać oszustwom
• W celach badawczych i rozwojowych, w tym testowania funkcji opartych na sztucznej inteligencji
• W celach marketingowych i promocyjnych (za zgodą)

Możemy udostępniać Twoje informacje:

• Innym użytkownikom platformy (najemcom, wykonawcom, dostawcom, menedżerom), gdy jest to konieczne do świadczenia usług
• Dostawcom usług (dostawcy hostingu, usługi e-mail, procesory płatności, wsparcie IT)
• Firmom powiązanym w ramach Orivian Group Inc.
• Organom i regulatorom, gdy jest to wymagane prawnie
• Potencjalnym inwestorom lub nabywcom w przypadku fuzji, przejęcia lub restrukturyzacji

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak to konieczne:

• Konta użytkowników: podczas aktywności + 3 lata po zamknięciu
• Dane finansowe i rozliczeniowe: 7 lat (wymóg prawny)
• Dzienniki techniczne: 12 miesięcy (bezpieczeństwo)
• Pliki cookie: 12 miesięcy lub do czasu usunięcia przez użytkownika

Zgodnie z RODO masz następujące prawa:

• Dostęp do swoich danych
• Sprostowanie nieprawidłowych danych
• Usunięcie ("prawo do bycia zapomnianym")
• Ograniczenie przetwarzania
• Przenoszenie danych
• Sprzeciw wobec przetwarzania

Xheris wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie do:

• Uwierzytelniania i zarządzania sesją
• Analityki (Google Analytics, narzędzia wewnętrzne)
• Personalizacji
• Reklamy (tylko za Twoją zgodą)

Możesz wyłączyć pliki cookie w swojej przeglądarce, ale niektóre funkcje mogą nie działać.

Możemy przekazywać dane poza UE/EOG (np. do dostawców hostingu, zespołów wsparcia).

Zabezpieczenia: Standardowe Klauzule Umowne (SKU), decyzje o adekwatności lub równoważne zabezpieczenia.

Wdrażamy standardowe środki bezpieczeństwa branżowego:

• Szyfrowanie SSL/TLS
• Zaszyfrowane bazy danych
• Kontrola dostępu
• Regularne audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne

Nasza platforma integruje się z:

• Stripe, PayPal – do płatności
• Google Maps API – do geolokalizacji i map
• Bitrix24 CRM – do automatyzacji przepływu pracy
• AWS lub DigitalOcean – do hostingu

Możemy używać zautomatyzowanych systemów, w tym AI, do:

• Dopasowywania wykonawców do zleceń
• Sugerowania dostawców i produktów
• Przewidywania potrzeb konserwacyjnych

Możemy wysyłać Ci e-maile marketingowe, jeśli wyrazisz na to zgodę. Możesz w każdej chwili zrezygnować z subskrypcji.

Nasze Usługi nie są skierowane do dzieci poniżej 16 roku życia. Nie zbieramy świadomie ich danych.

Możemy aktualizować niniejszą Politykę Prywatności. Aktualizacje zostaną opublikowane na naszej stronie internetowej i, w razie potrzeby, powiadomione e-mailem.